Archivierung elektronischer Daten

Regelungen durch das Bundesministerium für Finanzen

Am 01.01.2002 traten die Änderungen der Abgabenordnung in Kraft, in denen festgehalten wird, dass alle steuerrechtlich relevanten, originär elektronischen Daten im Unternehmen elektronisch und maschinell auswertbar zu archivieren sind.

Im Rahmen der Außenprüfung wurden die Rechte der Prüfer erheblich erweitert. Sie können jetzt:

1.   das DV-System des Unternehmens für die Prüfung nutzen (unmittelbarer Datenzugriff).

2.   verlangen, dass steuerrechtlich relevante Daten nach Vorgaben des Prüfers maschinell ausgewertet werden (mittelbarer Datenzugriff),

3.   verlangen, dass steuerrechtlich relevante Daten und alle zur Auswertung notwendigen Informationen (z. B. Verknüpfungen, Strukturinformationen) in maschinell auswertbarer Form für eine Auswertung auf dem Rechner des Prüfers (über die IDEA-Software) zur Verfügung gestellt werden (Datenträgerüberlassung).

Für die Übermittlung der Strukturinformationen wird vom BMF der sog. „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“ empfohlen.

Die wichtigsten Punkte zu den neuen Regelungen sind im BMF-Schreiben "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU)" vom 16.07.2001 festgehalten.

Downloads und Links

• BMWi Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente
• Fragen und Antworten zum Datenzugriff (GDPdU)
• Informationen zum "Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung"
• Abgabenordnung (AO)
• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)