Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnungen rechtssicher austauschen

EDI-Mustervereinbarungen von GS1 Germany vereinfachen den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Handel und Industrie.

Jährlich versenden deutsche Unternehmen mehrere Milliarden Rechnungen. Dabei geht der Trend eindeutig in Richtung elektronischer Rechnungsaustausch. Vier von fünf Unternehmen nennen als entscheidenden Grund dafür Kostenvorteile, denn es entfallen die Aufwendungen für Druck, Distribution und Porto papierbasierter Rechnungen. Das belegen verschiedene Best Practices:

• Der Treppenhersteller Wellhöfer steigerte mit der Umstellung auf EDI die Verarbeitungsgeschwindigkeit, reduzierte die Fehlerquote und erzielt eine Kostenersparnis von knapp 12.000 Euro pro Jahr

• Die Betonwerke Diephaus konnten durch die Umstellung auf EDI die Kosten für den Rechnungsversand an ihre Kunden um ca. 70 Prozent senken. Hinzu kommen Einsparungen beim Rechnungsaustausch mit ihren Lieferanten

Gesetzliche Grundlagen für elektronische Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2009 kann in Deutschland laut Umsatzsteuergesetz bei EANCOM®-Rechnungen auf eine zusammenfassende Rechnung, also die sogenannte Sammelabrechnung, verzichtet werden. Demnach genügen eine Vereinbarung über den EDI-Datenaustausch und der Einsatz von sicheren Datenaustauschverfahren, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Dazu müssen elektronische Rechnungen mittels EDI (EANCOM®, GS1 XML und WebEDI) unter Nutzung der GS1 Germany Mustervereinbarung übertragen werden. Alternativ dazu können Unternehmen auch die qualifizierte elektronische Signatur verwenden.

„Elektronische Rechnung“ einfach umsetzen

Bei der Einführung des Austauschs elektronischer Rechnungen mit Ihren Geschäftspartnern unterstützen Sie die Fachpublikationen, Trainings und Tools von GS1 Germany. Für individuelle Lösungen stehen Ihnen unsere Consultants zur Seite.

Um EDI-Rechnungen ohne qualifizierte Signatur rechtssicher zu übertragen, hat eine GS1-Expertengruppe Musterverinbarungen erarbeitet. Sie gehen auf Anforderungen zur Authentizität und Unversehrtheit der Daten ein und erläutern die notwendigen Schritte des EDI-Prozesses und der Archivierung

• Muster einer Vereinbarung über den elektronischen Rechnungsdatenaustausch (EDI) mit EANCOM®
• Muster einer Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI) im Gutschriftsverfahren
• Muster einer Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI) zur Umsetzung von Belastungsanzeigen
• Empfehlung zur Umsetzung von Rechnungsprozessen mit WebEDI