Komplette Stammdaten

Die Datenqualitätsoffensive unter dem Dach von GS1 Germany

Die Bedeutung von Daten wächst mit ihrem Volumen exponentiell. Bis 2025 wird das weltweite Datenvolumen auf 175 Zettabyte ansteigen, so eine Studie von Seagate und IDC. Zur Einordnung: Das ist ein Datenvolumen für ein über acht Milliarden Jahre langes Filmvergnügen.

Dementsprechend ist auch die Anzahl der im Handel geforderten Informationen zu einem Produkt in den letzten Jahren explosionsartig gestiegen. Dies ist eine Entwicklung, deren Ende vor dem Hintergrund erhöhter Kundenzentrierung, stärkerer Nutzung von Online-Kanälen und weiterer gesetzlicher Vorgaben zur Information des Konsumenten nicht absehbar ist. Mit knapp 450 Attributen pro Produkt ist die Konsumgüter-Branche (FMCG) in Bezug auf ihre Stammdaten zudem hoch komplex.

Daher prüfen, validieren und korrigieren bereits einige Unternehmen ihre Produktstammdaten automatisiert bzw. teilautomatisiert, um eine hohe Datenqualität für Geschäftspartner und Konsumenten sicherzustellen. Jedoch sind diese Ansätze bislang Insellösungen, die bilateral zwischen einzelnen Herstellern und Händlern bestehen und keine konsistente und stringente Lösung für die Datenabnehmer darstellen. Diese individuellen Vereinbarungen führen bei allen beteiligten Unternehmen zu erhöhten Aufwänden, da die Hersteller/Dateneinsteller unterschiedlich aufbereitete Datensätze bereitstellen, die von den Händlern mit Hilfe unterschiedlicher Regelwerke geprüft und überarbeitet werden. Und trotz des Engagements weisen viele Produktstammdatensätze Fehler auf.

Gemeinsam mit der Community arbeitet GS1 Germany seit 2017 an einer effizienten und zukunftsweisenden Lösung für alle Marktteilnehmer: eine zentralisierte Qualitätssicherung von Produktstammdaten durch einen Datenqualitätsservice.

Werden Sie Teil des Piloten

Der Datenqualitätsservice wird ab dem 1. Juli 2019 sukzessive hochgefahren und beginnt mit dem Sortimentsbereich Food/Near-Food.

In einer für die am Piloten beteiligten Unternehmen gebührenfreien Phase vom 1. September bis 30. November 2019 werden sämtliche Neuanlagen, Änderungen und Korrekturen gegenüber den Annahmen bezüglich Prozess und Mengengerüst unter Last erhärtet. Sie sind Hersteller/Dateneinsteller und möchten sich am Pilot beteiligen? Smart Data One ist Ihr Ansprechpartner!

T 0221 94714-690 | E support@smartdataone.de

Der Datenqualitätsservice

Den Datenqualitätsservice führt die GS1 Germany-Tochter Smart Data One (SDO) unter Not-For-Profit-Maxime durch und prüft die Artikel-Stammdaten der Datenbereitsteller auf Vollständigkeit, Richtigkeit sowie auf Konsistenz und Plausibilität. Grundlage dafür ist der in der Community abgestimmte Umfang der kompletten Stammdaten und das Attribute-Set des deutschen Zielmarktprofils FMCG – zunächst für den Sortimentsbereich Food/Near-Food. Die Prüfung der definierten „kompletten Stammdaten“ ist umfassend, basierend auf einem gemeinsam definierten Qualitätsanspruch, und beinhaltet neben automatisierten Validierungsregeln und Machine Learning Prozeduren auch eine Sichtprüfung von Daten und Bild.

Sie sind Dienstleister und wollen Produktstammdaten validieren?

Smart Data One zertifiziert Sie!

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Nutzenpotenziale und Chancen für Industrie und Handel

Vorteile für die Industrie

  • Einmalige Bereitstellung der Daten in standardisierter Form an den Handel
  • Reduzierung des bilateralen Austauschs mit dem Handel zu Produktstammdaten
  • Effizienzsteigerung in Bezug auf Prozesse und Ressourcen
  • Erhöhung fehlerfreier Transaktionen mit dem Handel
  • Produktstammdaten erreichen den Endverbraucher
  • Nachhaltige Kostenersparnis durch Minimierung individueller Produktanforderungen von spezifischen Händlern

Vorteile für den Handel

  • Reduzierung von Fehlerkommunikationsprozessen
  • Keine wiederholte Durchführung von Datenkorrekturen
  • Aufwand für die Nachbearbeitung der Produktstammdaten auf individuelle Anforderungen reduziert
  • Sicherstellung gesetzeskonformer Beschreibungen von Produkten
  • Befähigung zu schnelleren und effizienten Geschäftsmodellen und neuen Funktionalitäten im Onlinehandel

Die prozessualen Grundlagen für die Datenqualitätssicherung

Über den Datenqualitätsservice von Smart Data One (SDO) können Produktstammdaten überprüft werden, die über das Global Data Synchronization Network (GDSN®) von der Industrie dem Handel im deutschen Zielmarkt zur Verfügung gestellt werden. Die Produktdaten können hierzu nach wie vor unter anderem über M2M (machine to machine) oder Publish (Web UI) von atrify (ehemals 1WorldSync) an den GDSN©-Pool gesendet werden.

Die Besiegelung besteht aus zwei Prüfschritten: Der erste Schritt bezieht sich auf die Ergebnisse einer automatischen Prüfung (gebührenfreier Self Validation Service), der zweite auf die Ergebnisse der Sichtprüfung. Die Gültigkeit der Attribute bleibt bis zu einer Änderung bestehen. Das heißt, dass auch bei Änderungen des Produktbilds oder -Layouts das Siegel seine Gültigkeit verliert.

Voraussetzung für die Sichtprüfung ist die Bereitstellung eines Produktbilds durch den Hersteller/Dateneinsteller, das alle auf dem Produkt erforderlichen Informationen abbildet. Das Bild ist dabei der Referenzpunkt für den Datenabgleich.

Die Prüfung der Produktstammdaten durch den Datenqualitätsservice basiert auf:

  1. der automatischen Überprüfung der Daten durch Validierungsregeln, die im Rahmen von GS1-Standards definiert sind,
  2. der Sichtprüfung gegen ein Produktbild und -layout sowie einer Plausibilitätsprüfung
  3. sowie dem standardisierten Zielmarktprofil FMCG für Deutschland.

Während die Sichtprüfung die Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen der Konsumenteneinheit und somit die der zugeordneten GTIN sicherstellt, wird durch die vorherige automatische Prüfung die Vollständigkeit und Konsistenz einer gesamten Produkt- und Verpackungshierarchie – und somit die Datensätze von mehreren GTINs im Zusammenhang – validiert.

Aus der Aggregation der Prüfergebnisse ergibt sich der Siegelstatus. Ein grünes Siegel bedeutet, dass basierend auf den durchgeführten Prüfungen die Produktstammdaten komplett, konsistent und fehlerfrei sind. Durch ein rotes Siegel wird kenntlich gemacht, dass Fehler im Rahmen der Prüfungen identifiziert wurden. Diese sollen innerhalb einer Korrekturfrist von vier Wochen durch den Hersteller/Dateneinsteller im Regelfall behoben werden.

In der Praxis werden Produktinformationen von der Industrie im Rahmen von Neuanlagen den Handelsunternehmen in mehreren zeitlichen Stufen durch das GDSN® zur Verfügung gestellt. Dadurch entstehen folgende Auswirkungen auf die Datenqualitätssicherung:

  • Datensätze sind noch unvollständig gepflegt, wodurch eine Fehlermeldung im Rahmen der automatischen Prüfung ausgelöst wird.
  • Das Produktbild/-layout liegt beim Hersteller/Dateneinsteller noch nicht vor und kann nicht zur Verfügung gestellt werden. Somit ist eine Sichtprüfung nicht möglich.

Um Produktinformationen zu kennzeichnen, die noch nicht vollständig erfasst wurden, können Hersteller/Dateneinsteller ein Kennzeichen in Form eines Attributs pflegen. Die gekennzeichneten Datensätze werden dadurch von Teilen der Prüfung ausgeschlossen. Somit können die Herausforderungen, die durch unvollständige Datensätze entstehen, gelöst werden.

Zur Nutzung der Datenvalidierung von SDO ist die Bereitstellung eines Produktbilds und des Layouts gemäß GS1 Standard, geeignet zur Durchführung einer Sichtprüfung, erforderlich. Die Bereitstellung soll ebenfalls gemäß GS1 Standard über das GDSN® erfolgen, wobei in der Einführungsphase bis Ende 2019 alternative Übermittlungswege des Bildes möglich sein werden. 

Der Initialprozess

Alle Bestands-GTINs der Hersteller/Dateneinsteller werden durch den Datenqualitätsservice mittels des Self Validation Service überprüft. Sind die Produktstammdaten fehlerfrei, erhält die GTIN ein grünes Siegel. Werden Fehler identifiziert, erhält die GTIN ein rotes Siegel. Der Hersteller/Dateneinsteller wird aufgefordert, binnen einer Frist von vier Wochen, diese Fehler zu beheben. Sind die Produktstammdaten dann fehlerfrei, erhält die GTIN das grüne Siegel.

Bei Neuanlagen und Änderungen

Im ersten Schritt der Datenqualitätssicherung durch die Industrie wird empfohlen, den gebührenfreien Validation Service der Smart Data One für den deutschen Zielmarkt zu nutzen.

Die Überprüfung durch den Self Validation Service basiert unter anderem auf künstlicher Intelligenz. Warnungen werden erzeugt, wenn vom Algorithmus Anomalien im Datensatz erkannt wurden (z.B. eine Schokolade enthält unüblich viel Zucker). Für Kunden von atrify (bisher 1WorldSync), die das Publish (WebUI) nutzen, erfolgen diese Prüfungen automatisch und während der Dateneingabe. Mögliche Fehler können somit bereits zum aktuellen Zeitpunkt vor einer Publikation identifiziert und behoben werden.

Für Unternehmen, die ihre Produktinformationen über M2M (machine to machine) oder weitere Datenpools im GDSN® zur Verfügung stellen, steht eine offene Schnittstelle (API) zur Verfügung, die zur Überprüfung der Daten gebührenfrei angestoßen und in PIM-Systeme eingebunden werden kann. Über diese Schnittstelle erhalten diese Unternehmen auch die Ergebnisse der Prüfung und können so ebenfalls mögliche Fehler frühzeitig erkennen und beheben.

Um die Datenqualität durch das Siegel nachgewiesen zu bekommen, muss eine Publikation der Daten an den Datenqualitätsservice erfolgen. Im Rahmen des Besiegelungsprozesses durch den Datenqualitätsservice findet eine Überprüfung der Daten durch die automatischen Validierungsregeln und die Sichtprüfung statt. Das Siegel wird anschließend für die einzelnen GTINs vergeben. Analog zum Data Quality Gate erhalten die Kunden Reports, welche mögliche Fehler, den Siegelstatus der GTINs und weitere Datenqualitäts-KPIs anzeigen.

Voraussetzung für eine Überprüfung und Besiegelung ist ein Vertragsabschluss zwischen dem Industrieunternehmen/Dateneinsteller und GS1 Germany, der den Ablauf und die differenzierten Konditionen genau regelt. Des Weiteren muss eine initiale Publikation aller Artikelstammdaten an den Datenqualitätsservice erfolgen, damit ein Reporting erzeugt werden kann.

Handelsunternehmen, die das Produkt beziehen möchten, können anhand der GTIN erkennen, ob die Produktstammdaten das Siegel tragen. Anhand der Siegelfarbe ist auf den ersten Blick sichtbar, wie die Qualität der Stammdaten zu bewerten ist. Das Handelsunternehmen muss keine weitere eigene Prüfung der Stammdaten bei sich vornehmen.

Im Falle eines roten Siegels (Daten enthalten Fehler) werden auch Informationen zu den identifizierten Fehlern mitgeliefert. Durch die Korrekturfrist von vier Wochen ist direkt sichergestellt, dass Fehler zeitnah behoben werden.

Während dieser Korrekturfrist hat der Hersteller/Dateneinsteller Zeit, die Fehler zu beheben und die korrigierten Daten erneut zur Besiegelung zu übermitteln. Wenn ein identifizierter Fehler mehrmals nicht behoben wird, wird dem Hersteller/Dateneinsteller nachdrücklich empfohlen, die aktive und persönliche Unterstützung der Experten des Datenqualitätsservices zur Fehlerbehebung zu nutzen.

Die Informationen werden über die bekannten technischen Nachrichten (CIN) zur Verfügung gestellt und können somit vollständig technisch ausgewertet werden. Basierend auf diesen Informationen zur Datenqualität wird das Handelsunternehmen befähigt, die Daten in Geschäftsprozessen zu nutzen und Prozesse im Rahmen der Stammdatenpflege zu automatisieren, ohne dass es selbst eine Prüfung der Daten durchführen muss.

Es obliegt den Handelsunternehmen, unbesiegelte Daten anzunehmen oder von ihren Lieferanten das Siegel vorauszusetzen und so vollumfänglich von den Vorteilen des Datenqualitätsservice zu profitieren.