FAQ Rechnung per E-Mail

Was ändert sich durch den „elektronischen Rechnungsversand“?

Künftig sendet Ihnen GS1 Germany anstelle von Papierrechnungen per Briefpost elektronische Rechnungen per E-Mail. Empfänger ist die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Die Rechnung ist als PDF-Datei an die E-Mail angehängt und kann bequem mit Hilfe eines PDF-Viewers (z.B. Adobe Reader) geöffnet, gelesen oder ausgedruckt werden.

Auf Wunsch können Sie die Rechnungsdaten auch elektronisch weiterverarbeiten. Dazu werden diese standardisiert in einem XML-Format im PDF-Dokument integriert und automatisch mit übertragen. Sie erkennen das anhand der kleinen Büroklammer, die oben links auf dem PDF-Dokument abgebildet ist.

GS1 Germany nutzt hierfür ZUGFeRD, das neue Format für den elektronischen Rechnungsaustausch.  ZUGFeRD soll künftig bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen. Ziel ist es, dass jede Finanz- und Buchhaltungssoftware automatisch Rechnungen nach dem neuen Verfahren erzeugen und verarbeiten kann.

Übrigens: Professionelle Aufbewahrungslösungen wie das GS1 Archiv nutzen die Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format für die automatische Verschlagwortung der Belege. Einmal abgelegt finden Sie ZUGFeRD-Rechnungen über die Schlagwortsuche sofort wieder - der manuelle Aufwand entfällt. 

Wofür steht die Abkürzung ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das neue Format für den elektronischen Rechnungsaustausch soll künftig bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen.  Das Format wurde von Bund, Ländern, Verbänden und Unternehmen gemeinsam entwickelt, basiert auf globalen und europäischen Empfehlungen und ist kompatibel mit dem GS1 System.

Das Konzept sieht vor, Rechnungen im PDF-Format zu versenden. Die Daten werden zusätzlich standardisiert im XML-Format im Dokument integriert und automatisch mit übertragen. Dadurch lassen sich Rechnungen einfacher elektronisch weiterverarbeiten und archivieren.

Möglich macht diese Vorgehensweise unter anderem das neue Umsatzsteuergesetz. Es erleichtert vor allem kleinen und mittleren Unternehmen den Versand und den Empfang von Rechnungen auf elektronischem Weg. Ziel ist es, dass künftig jede Finanz- und Buchhaltungssoftware automatisch Rechnungen nach dem neuen Verfahren erzeugen kann.

Mehr Informationen des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und über ZUGFeRD finden Sie unter www.ferd-net.de.

Welche Vorteile bietet der elektronische Rechnungsversand?

Rechnungen in elektronischer Form helfen dabei, papierbasierte Prozesse abzulösen. Das betrifft nicht nur den Versand sondern auch die Weiterleitung im Haus oder die Archivierung. Hier helfen Archivierungslösungen wie beispielsweise das GS1 Archiv.

Eine Rechnung, die Sie in elektronischer Form erhalten, muss auch in elektronischer Form archiviert werden. Die Papierablage entfällt und mit ihr Regale voller Aktenordner.

Auch die Weitergabe wird vereinfacht. Während Papierrechnungen oft über den Posteingang zur Buchhaltung transportiert werden müssen, kann die elektronische Rechnung direkt an den zuständigen E-Mail-Empfänger gesendet werden. Die schnellere Zustellung zahlt sich insbesondere dann aus, wenn Sie sich Skonti sichern möchten. Genauso schnell und bequem funktioniert die Weiterleitung an Ihren Steuerberater.

Ändert sich mein Vertrag?

Der Versand von Rechnungen in elektronischer Form anstelle von Papierrechnungen hat keinerlei Auswirkung auf bestehende Vertragsverhältnisse mit GS1 Germany.

Wie kann ich meine E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand ändern?

Sie haben eine Mitteilung von GS1 Germany mit der Information zum Rechnungsversand erhalten.

Diese Mitteilung beinhaltet Ihre Debitorennummer und ein Debitorenkennwort. Über den Link  http://www.gs1-germany.de/kundenservice/rechnung-per-e-mail/ können Sie sich mit diesen Daten authentifizieren und im Folgenden Ihre E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand eingeben und speichern. Wenn Sie keine andere E-Mail-Adresse eingeben, nutzen wir Ihre uns bekannte Kontakt-E-Mail-Adresse zum Versand der E-Rechnung.

Was ist das Debitorenkennwort?

Damit Sie die E-Mail-Adresse für den  Empfang der elektronischen Rechnung von GS1 Germany einrichten können, haben Sie von uns ein Anschreiben erhalten. Darin finden Sie einen Link auf die entsprechende Internetseite von GS1 Germany. Auf dieser Seite können Sie unter Angabe Ihrer Debitorennummer und des Debitorenkennworts die E-Mail-Adresse zum Empfang der elektronischen Rechnung hinterlegen. Das Debitorenkennwort entnehmen Sie bitte ebenfalls unserem Anschreiben.

Bitte beachten Sie: Das Debitorenkennwort dient allein der Einrichtung einer Empfänger-Adresse für Ihre elektronische Rechnung. Die Zugangsdaten für die E-Rechnung sind völlig unabhängig von dem Firmen-Login, mit dem GS1 Complete-Kunden in den Anwenderbereich mit weiterführenden Services rund um die GS1 Standards gelangen.

Bis wann und wie kann ich dem Erhalt von E-Rechnungen widersprechen?

Rechnungen in Papierform versenden wir künftig nur noch auf ausdrücklichen Wunsch per Post. Wenn Sie weiterhin eine Papierrechnung wünschen, teilen Sie uns das bitte schriftlich innerhalb von sechs Wochen, nachdem Sie von GS1 Germany zur E-Rechnung informiert wurden, mit. Senden Sie einfach eine E-Mail an E-Rechnung@gs1-germany.de und Sie erhalten auch künftig Ihre Rechnung in Papierform.

Wie muss ich eine elektronische Rechnung archivieren?

Rechnungen müssen in dem Format, in welchem Sie sie empfangen haben, aufbewahrt werden. Die E-Rechnung von GS1 Germany erhalten Sie als PDF-Datei mit XML-Anhang. Daher müssen Sie unsere Rechnungen künftig digital archivieren.

Unser Angebot
Nutzen Sie als GS1 Complete Kunde dafür ab sofort das GS1 Archiv - ganz einfach bereits ab 50 Euro pro Jahr. Mehr Infos zum GS1 Archiv finden Sie hier.

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind zwingend elektronisch auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt, aufzubewahren. Das können beispielsweise nur einmal beschreibbare CDs und DVDs sein, sicherer sind Archivsysteme mit externem Speicher. Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Wenn Sie mehr Fragen zur Archivierung elektronischer Rechnungen haben, hilft Ihnen Ihr Steuerberater gern weiter.