Elektronische Rechnungen

Mit der EDI INVOIC Mustervereinbarung EDI-Rechnungen ohne qualifizierte Signatur rechtssicher übertragen

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen mittels EDI (EANCOM^®, GS1 XML und WebEDI) gibt es grundsätzlich zwei Wege bei der Rechnungsübertragung:

EDI mit qualifizierter elektronischer Signatur
EDI mit GS1 Germany Mustervereinbarung

Seit dem 1. Januar 2009 kann in Deutschland bei EANCOM^®-Rechnungen auf die Sammelabrechnung (zusammenfassende Rechnung) verzichtet werden. Vor diesem Zeitpunkt verlangte das Umsatzsteuergesetz bei Rechnungen über elektronischen Datenaustausch (EDI) zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung, die meist in Papierform ausgestellt wurde. Nun genügen eine Vereinbarung über den EDI-Datenaustausch sowie der Einsatz von sicheren Datenaustauschverfahren, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Eine GS1-Expertengruppe hat dazu die „Muster-Vereinbarung über den Elektronischen Datenaustausch (EDI), Nachrichtentyp INVOIC, mit EANCOM^® als Subset von UN/EDIFACT“ erarbeitet, um EDI-Rechnungen ohne qualifizierte Signatur rechtssicher zu übertragen.

Diese Empfehlung wurde am 9. Juni 2009 veröffentlicht und bezieht sich auf den „klassischen“ EDI-Rechnungsprozess. Neben der klassischen EDI-Rechnung vom Lieferant an den Kunden galt es weitere Prozesse abzudecken:

Belastungsanzeigen im Falle einer Reklamation/Retoure, bei denen sich eine Rechnung des Kunden an den Lieferanten ergeben kann
Gutschriftverfahren bei dem die Rechnung durch den Leistungsempfänger selbst ausgestellt wird. Für beide Fälle wurden in 2010 entsprechende Mustervereinbarungen entwickelt, die auf der Empfehlung von 2009 basieren.
Empfehlung für WebEDI-Rechnungen, wobei WebEDI als Verfahren zur Erzeugung von EANCOM-Rechnungen angesehen wird.

Diese EDI-Mustervereinbarungen gehen explizit auf die Anforderungen in Bezug auf die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten ein. Ferner werden die notwendigen Schritte hinsichtlich EDI-Prozess und Archivierung dargelegt, um die Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen.

>> Die Mustervereinbarungen und die Empfehlung zu WebEDI stehen im Kasten „Infothek“ als Download zur Verfügung.

Eine Anforderung des Gesetzgebers bei elektronischen Rechnungen ist die Sichtbarmachung der EDI-Rechnungen. Hierzu stellt GS1 Germany kostenlos einen EDI-Viewer zur Verfügung.

Unabhängig von den Reformen können selbstverständlich weiterhin EDI-Rechnungen mit einer elektronischen Signatur versehen werden, um die Forderungen des Umsatzsteuergesetzes zu erfüllen. Bei elektronischen Rechnungen, die nicht im EDI-Verfahren (z. B. im pdf-Format) gesendet werden, ist die qualifizierte elektronische Signatur Pflicht.

Informationen zu der elektronischen Archivierung von Rechnungen, die seit dem 01.01.2002 für alle Unternehmen obligatorisch ist, finden Sie unter dem Punkt Archivierung.

Dokumentation:

Die EDI-INVOIC Mustervereinbarungen inkl. Kommentierung stehen im Kasten „Infothek“ als Download zur Verfügung.
WV-Broschüre „Der elektronische Rechnungsaustausch – Ein Leitfaden für Unternehmen zur Einführung elektronischer Rechnungen“ (Alter Stand der Gesetzgebung vor 31.12.2008) können GLN-Teilnehmer als pdf-Version hier kostenlos bestellen >>