GS1 Umsetzungsinitiative – eine Zwischenbilanz

Mit individuellen Beratungs- und Schulungsangeboten will GS1 Germany die E-Business-Kompetenz in der deutschen Wirtschaft weiter vorantreiben

Warenbestellungen, Aufträge, Abrechnungen: Auch im digitalen Zeitalter verursacht die Papierflut einen immensen Kosten- und Zeitaufwand. Deutlich mehr Dynamik und Effizienz in die Geschäftsprozesse bringt die Umstellung auf E-Business und den elektronischen Datenaustausch (EDI). Mit den EANCOM^®-Nachrichtenformaten lassen sich Bestellungen, Rechnungen, Artikelstammdaten oder Lieferavise automatisch erstellen, verschicken und ohne manuelle Eingriffe in die Warenwirtschaft des Geschäftspartners einpflegen. Das beschleunigt die gesamte Auftragsabwicklung, reduziert Einkaufs- und Prozesskosten und verringert Durchlaufzeiten. Allein mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen sinken nach Erhebungen von GS1 Germany die Kosten pro Abrechnungsprozess um 16 Euro – angesichts extrem niedriger Margen in der Konsumgüterbranche ein enormer Einspareffekt.

Konzertierte Aktion für mehr Effizienz in der Business-Kommunikation

Zwar sind heute so gut wie alle Unternehmen online und verfügen über einen eigenen Internetauftritt. Beim elektronischen Datenaustausch haben jedoch insbesondere kleine und mittelständische Lieferanten noch erheblichen Nachholbedarf. Meist werden Datenprobleme und der erwartete Kosten- und Zeitaufwand als Hindernisse ins Feld geführt. Business Cases zeigen jedoch, dass die erzielten Einsparungen die notwendigen Investitionen nicht selten um ein Vielfaches übertreffen.

Um die E-Business-Kompetenz der deutschen Wirtschaft systematisch voranzutreiben, startete der Aufsichtsrat von GS1 Germany im September 2009 eine groß angelegte Umsetzungsinitiative. Dem Gremium gehören führende Handelsunternehmen wie dm-drogerie markt, Douglas, EDEKA, MARKANT, METRO und REWE sowie Konsumgüterhersteller wie Beiersdorf, Dr. Oetker, Henkel, Kraft Foods, Nestlé und Unilever an.

Am Anfang stand eine genaue Bestandsaufnahme der aktuellen EDI-Praxis in der deutschen Konsumgüterindustrie. Grundlage waren Lieferantenbeziehungen von 13 Handelshäusern, die rund 80 Prozent des FMCG-Umsatzes repräsentieren. Dabei stellte sich heraus, dass zwar viele Unternehmen in der Lage sind, eine oder mehrere elektronische Nachrichtenarten anzuwenden, dies jedoch längst nicht mit jedem Handelskunden tun. Hier setzte die Umsetzungsinitiative an. Mithilfe der von GS1 Germany aggregierten Daten gingen die Handelshäuser gezielt auf solche Lieferanten zu, die bereits über eine funktionierende EDI-Infrastruktur verfügen. So konnten sukzessive immer mehr Unternehmen von insgesamt etwa 16.000 Lieferanten in den elektronischen Datenaustausch einbezogen werden.

56 Millionen Euro zusätzliche Einsparungen in einem Jahr

Nach einem Jahr Umsetzungsinitiative fällt die Zwischenbilanz ernüchternd aus. Gegenüber 2009 werden heute zwar rund 3,8 Millionen Belege mehr elektronisch ausgetauscht. Das ergibt unter dem Strich eine zusätzliche Einsparung von rund 56 Millionen Euro. Angesichts der möglichen Einsparpotenziale kann das Ergebnis dennoch nicht zufrieden stellen. Noch versendet etwa die Hälfte der Lieferanten ihre Bestellungen, Rechnungen oder Lieferavise auf ganz herkömmlichem Weg per Fax, Brief oder E-Mail. Viele Unternehmen verspielen so die Chance, ihre Geschäftsprozesse den wachsenden Kundenanforderungen anzupassen, neue Märkte und Zielgruppen zu erschließen und die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.

Damit sich E-Business zügig in der gesamten Konsumgüterbranche durchsetzt und die kritische Masse erreicht, hat der GS1 Germany-Aufsichtsrat ein Steering Committee ins Leben gerufen. Künftig soll die Umsetzungsinitiative noch stärker die spezifischen Gegebenheiten und Erfordernisse der Unternehmen berücksichtigen. Auch das Schulungs- und Beratungsangebot wurde individuell auf den Bedarf einzelner Handelshäuser und ihrer Lieferanten zugeschnitten. In speziellen Umsetzungsworkshops zeigen die GS1-Experten künftig Schritt für Schritt auf, wie ein Hersteller die Kommunikationsprozesse mit seinem Handelspartner auf den elektronischen Datenaustausch umstellt, welche Daten- und Übertragungsformate gelten und welche organisatorischen Voraussetzungen erfüllt werden müssen. Nach dem Seminar sollen die Geschäftspartner EDI-fähig sein – und ab sofort in der weltweit etablierten Business-Sprache miteinander kommunizieren.

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