E-Rechnungen: Pflicht und Vorteile für Unternehmen ab 2025
Für Unternehmen lohnt sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen bereits heute: geringere Kosten, verbesserte Verwaltungs- und Personalaufwände, schnellere Geschäftsprozesse und erhöhte Transparenz sowie Sicherheit sind nur einige Vorteile, von denen Unternehmen profitieren, wenn sie die E-Rechnung einführen.
Das etablierte Format EDIFACT/EANCOM INVOIC macht es vor: nur strukturierte Daten sind gute Daten und lassen sich ohne Verluste in die eigenen Systeme integrieren. Jetzt werden strukturierte Rechnungsformate auf Basis XML, EDIFACT und anderen Syntaxen zur Pflicht. GS1 Germany unterstützt bei der Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse mit GS1 Standards.
Mit der E-Rechnungspflicht kommt ein Digitalisierungsschub in die Wirtschaft – Diese Chance sollte man nutzen!
Was ist eine E-Rechnung?
Laut neuem Umsatzsteuergesetz gilt für E-Rechnungen die folgende Definition:
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Hier hat der Gesetzgeber insbesondere die langfristige Nutzung des etablierten EDI-Verfahrens über 2028 hinaus im Fokus.
Die Empfangsverpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich ist da!
Mit dem Wachstumschancengesetz werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise ab 2025 zur Pflicht. Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt dann.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden (kleinere Unternehmen haben ein Jahr länger Zeit).
Aufgepasst! Papier- und PDF-Rechnungen wird es dann (bis auf wenige Ausnahmen) nicht mehr geben.
Hinsichtlich der Übertragungswege gibt es keine Vorgaben, hier ist von der einfachen E-Mail bis hin zu Downloadportal, Übertragungsnetzwerken oder Punkt-zu-Punkt-Verbindungen alles möglich.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für EDI?
In Deutschland wird das EDI-Verfahren bei Rechnungen (EANCOM® INVOIC) weiter erhalten bleiben. Dies haben die Finanzbehörden ausdrücklich klargestellt.
EDI-Rechnungen in Deutschland gelten nach dem Gesetz als E-Rechnungen gemäß der neuen Definition, wenn diese zwischen den Geschäftspartnern vereinbart werden. Gegebenenfalls müssen hier Anpassungen an die Inhalte erfolgen, damit die geforderte Interoperabilität gegeben ist. Dies hängt auch von der weiteren Umsetzung der E-Rechnungsverpflichtung und weiterer Regelungen, wie dem Meldesystem ab.
Im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ist die Interoperabilität wie folgt definiert:
„Interoperabel bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus dem ursprünglich verwendeten E-Rechnungsformat ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können, wie es auch eine entsprechende Extraktion der Informationen aus einer E-Rechnung gemäß der Normenreihe EN 16931 erlauben würde.“
Bis Ende 2027 können die bisherigen EDI-Verfahren ohne Änderungen beibehalten werden. Ab 1.1.2028 müssen EDI-Rechnungen und andere Formate den Kriterien der E-Rechnung entsprechen, es müssen also die umsatzsteuerrechtliche Pflichtfelder in strukturierter Form vorliegen, was bei EDI-Rechnungen in der Regel bereits heute der Fall ist.
Hierzu hat GS1 Germany als Ergänzung zur EANCOM®-Anwendungsempfehlung jetzt folgendes Dokument veröffentlicht: Interoperabilität von EDI-Rechnungen - Hilfestellung für EANCOM®-Anwender. Hier wurde an Hand der EANCOM-Anwendungsempfehlung INVOIC (Food/-Non-Food) die entsprechenden Felder analysiert und aufgezeigt, wie die Interoperabilität erfüllt werden kann.
Somit ist beim Thema EDI-Rechnungen Investitionssicherheit gegeben. GS1 und GS1 Germany werden die entsprechenden Standards und Empfehlungen weiter pflegen und bei der Umsetzung unterstützen. Seitens der deutschen EANCOM®-Anwendercommunity besteht eine klare Festlegung zur Weiternutzung der etablierten EDI-Standards.
Welche weiteren Formate kann ich für E-Rechnungen nutzen?
Unternehmen müssen sich zum Thema E-Rechnung auch außerhalb von EDI optimal aufstellen, um die neue Gesetzgebung zu erfüllen und von dem Digitalisierungsschub zu profitieren. Zukünftig kommen alle elektronischen Rechnungen in einem strukturierten Format. Scannen oder manuelles Erfassen solcher Rechnungen ist dann nicht mehr notwendig.
Abseits von EDI bietet sich für Rechnungen auch ZUGFeRD als hybrides Format an, denn hier wird eine Visualisierung direkt als PDF mitgeliefert. Darüber hinaus gibt es ZUGFeRD/FACTUR-X in verschiedenen Ausprägungen: Als Basisversion, die 1:1 der EU-Norm EN16931 entspricht, aber auch als „ZUGFeRD Extended“ mit einem erweiterten Datenmodell zur Unterstützung der Geschäftsprozesse bei der Rechnungsprüfung.
Was kommt über die E-Rechnungspflicht hinaus?
Bei der E-Rechnungspflicht wird es nicht bleiben. In Deutschland ist auch ein Meldesystem für Rechnungen geplant. Zur Ausgestaltung dieses Meldesystems sind noch keine Details bekannt. Es wird voraussichtlich angelehnt an die zukünftige EU-Richtlinie zu ViDA (VAT in the Digital Age). Mit ViDA soll das Mehrwertsteuersystem der EU digitalisiert, modernisiert und für Unternehmen effizienter und betrugsresistenter gemacht werden. Entsprechend ist bei ViDA eine E-Rechnungspflicht und ein Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze geplant.
Unternehmen sollte sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen, da nicht nur bestimmte Geschäftsprozessprozesse (wie Warenrechnungen) betroffen sind, sondern alle Rechnungen im Eingang und im Ausgang. Somit sollte für die E-Rechnung eine langfristige Strategie entwickelt werden, um von diesem Digitalisierungsschub zu profitieren.
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FAQ: E-Rechnung und Elektronischer Datenaustausch EDI
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist mehr als nur eine Rechnung per PDF oder E-Mail. Laut §14 UStG gilt eine Rechnung dann als elektronische Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, also nicht einfach nur lesbar, sondern auch automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Das bedeutet: Eine echte E-Rechnung muss maschinenlesbar sein und ein Format wie ZUGFeRD (im EN 16931-Profil) oder XRechnung verwenden. Nur so kann sie nahtlos in digitale Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden und zwar ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Ja, EDI-Rechnungen, z. B. im EDIFACT / EANCOM-Format, bleiben auch nach 2028 in Deutschland erlaubt. Entscheidend ist dabei nicht das genaue Format, sondern ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung gemäß §14 UStG entspricht.
Konkret heißt das: Das Format muss interoperabel mit der europäischen Norm EN 16931 sein. Oder anders gesagt: Die Rechnung muss alle umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben in strukturierter, elektronisch verarbeitbarer Form enthalten. Wenn das gewährleistet ist, steht der Nutzung von EDI-Rechnungen auch langfristig nichts im Weg.
Die wichtigsten rechtlichen Vorgaben für E-Rechnungen finden sich im Umsatzsteuergesetz (§14 UStG). Dort ist genau geregelt, was als E-Rechnung gilt und welche Anforderungen sie erfüllen muss, damit sie steuerlich anerkannt wird.
Zusätzlich gibt es offizielle Erläuterungen durch das Bundesministerium der Finanzen – sogenannte BMF-Schreiben. Besonders relevant ist aktuell das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, das viele praktische Fragen zur Einführung der E-Rechnung beantwortet, etwa zu Formaten, Übergangsregelungen und zur technischen Umsetzung.
Kurz gesagt: Das Umsatzsteuergesetz liefert den rechtlichen Rahmen, und die BMF-Schreiben sorgen für Klarheit bei der Anwendung.
Wenn es um E-Rechnungen geht, hört man oft den Begriff Interoperabilität – aber was heißt das eigentlich genau?
Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist dann interoperabel, wenn alle umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben elektronisch auslesbar sind, und zwar ohne Informationsverlust. Das bedeutet: Die Daten müssen so gut strukturiert vorliegen, dass sie maschinell verarbeitet werden können, mindestens genauso präzise und vollständig, wie es die europäische E-Rechnungsnorm EN 16931 vorsieht.
Interoperabilität sorgt also dafür, dass Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen und Formaten ausgetauscht und automatisch weiterverarbeitet werden können. Und dies ganz ohne manuelle Nacharbeit oder Medienbrüche.
Die Pflichtangaben für E-Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz geregelt – und beruhen auf den entsprechenden EU-Vorgaben. Auch bei elektronischen Rechnungen gelten also dieselben inhaltlichen Anforderungen wie bei Papierrechnungen.
Typische Pflichtangaben sind zum Beispiel:
- Rechnungsnummer
- Name und Anschrift von Käufer und Verkäufer
- Leistungsbeschreibung – also was genau geliefert oder geleistet wurde
- Rechnungsdatum
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Gesamtbetrag
In elektronischen Formaten wie EANCOM® werden diese Informationen in strukturierter Form abgebildet, sodass sie automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden können. Eine Grundvoraussetzung für eine gültige E-Rechnung.
Interoperabilität bedeutet bei E-Rechnungen: Die Pflichtangaben müssen strukturiert und maschinenlesbar vorliegen – so, dass sie sich automatisch verarbeiten lassen. Um das sicherzustellen, müssen die genutzten EDI-Formate die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.
Die gute Nachricht: In den EDI-Anwendungsempfehlungen von GS1 Germany wurden diese Pflichtangaben schon immer strukturiert umgesetzt. Daher ist bei Unternehmen, die diese Empfehlungen anwenden, die Interoperabilität in der Regel bereits gegeben.
Technisch gesehen erfolgt die Sicherstellung der Interoperabilität über ein sogenanntes Mapping – also die Zuordnung der EDI-Datenfelder zu den Anforderungen der EN 16931. So wird gewährleistet, dass alle relevanten Angaben korrekt übertragen und empfangen werden können – ganz ohne Informationsverlust.
Übrigens: Für EANCOM-Anwender stellt GS1 Germany in Ergänzung zu den EDI-Anwendungsempfehlungen auch eine Hilfestellung zur Interoperabilität von EDI-Rechnungen zur Verfügung.
EANCOM® spielt in Deutschland eine ganz zentrale Rolle bei der elektronischen Rechnungsstellung, vor allem im Handel. Nach Schätzungen von GS1 Germany werden hierzulande jedes Jahr rund 1 Milliarde Rechnungen auf Basis von EANCOM®, einem EDIFACT-Subset, übermittelt. Besonders im Lebensmitteleinzelhandel und in Baumärkten läuft der Rechnungsaustausch zu über 90 % EDIFACT-basiert.
Damit diese EDI-Rechnungen auch den neuen Anforderungen an E-Rechnungen entsprechen, ist entscheidend, dass sie interoperabel zur europäischen Norm EN 16931 sind. Die gute Nachricht: Eine Analyse der GS1-Anwendungsempfehlungen zeigt, dass die relevanten Pflichtangaben bereits strukturiert und normkonform abgebildet werden. Damit erfüllt EANCOM® in vielen Fällen schon heute die Voraussetzungen für eine gültige E-Rechnung gemäß §14 UStG.
Kurz gesagt: EANCOM® ist nicht nur weit verbreitet, sondern auch gut vorbereitet für die E-Rechnungs-Zukunft.
Mit dem geplanten digitalen Meldesystem für E-Rechnungen stehen weitere Veränderungen ins Haus; sowohl in Deutschland als auch auf EU-Ebene. Ziel ist es, Steuerbetrug zu bekämpfen und den Meldeprozess für Umsatzsteuer transparenter und effizienter zu machen.
Ein zentraler Treiber dafür ist die sogenannte ViDA-Initiative der EU (VAT in the Digital Age). Sie sieht vor, dass künftig Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden. In Deutschland ist ein solches Meldesystem ebenfalls geplant.
Was bedeutet das für Unternehmen? Es könnten neue Anforderungen an die Inhalte, Formate oder Übermittlungswege von E-Rechnungen entstehen. Deshalb ist es wichtig, die aktuellen rechtlichen Entwicklungen aufmerksam zu beobachten, um rechtzeitig reagieren und die Systeme anpassen zu können.
Die Verantwortung liegt ganz klar beim Unternehmen selbst. Jedes Unternehmen muss prüfen, ob das eingesetzte EDI-Verfahren den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht. Insbesondere im Hinblick auf die Interoperabilität mit der europäischen Norm EN 16931.
Auch wenn viele bestehende Formate, z. B. EANCOM® bereits gut vorbereitet sind, ersetzt das nicht die individuelle Verantwortung für die Prüfung und Dokumentation der Konformität. Wer hier frühzeitig aktiv wird, stellt sicher, dass das eigene Rechnungsverfahren auch künftig gesetzeskonform bleibt – und vermeidet böse Überraschungen ab 2028.
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