E-Rechnungen: Pflicht und Vorteile für Unternehmen ab 2025
Für Unternehmen lohnt sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen bereits heute: geringere Kosten, verbesserte Verwaltungs- und Personalaufwände, schnellere Geschäftsprozesse und erhöhte Transparenz sowie Sicherheit sind nur einige Vorteile, von denen Unternehmen profitieren, wenn sie die E-Rechnung einführen.
Das etablierte Format EDIFACT/EANCOM INVOIC macht es vor: nur strukturierte Daten sind gute Daten und lassen sich ohne Verluste in die eigenen Systeme integrieren. Jetzt werden strukturierte Rechnungsformate auf Basis XML, EDIFACT und anderen Syntaxen zur Pflicht. GS1 Germany unterstützt bei der Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse mit GS1 Standards.
Was ist eine E-Rechnung?
Laut neuem Umsatzsteuergesetz gilt für E-Rechnungen die folgende Definition:
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Hier hat der Gesetzgeber insbesondere die langfristige Nutzung des etablierten EDI-Verfahrens über 2028 hinaus im Fokus.
Die Empfangsverpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich ist da!
Mit dem Wachstumschancengesetz werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland schrittweise ab 2025 zur Pflicht. Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt dann.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden (kleinere Unternehmen haben ein Jahr länger Zeit).
Papier- und PDF-Rechnungen wird es dann (bis auf wenige Ausnahmen) nicht mehr geben.
Hinsichtlich der Übertragungswege gibt es keine Vorgaben, hier ist von der einfachen E-Mail bis hin zu Downloadportal, Übertragungsnetzwerken oder Punkt-zu-Punkt-Verbindungen alles möglich.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für EDI?
In Deutschland wird das EDI-Verfahren bei Rechnungen (EANCOM® INVOIC) weiter erhalten bleiben. Dies haben die Finanzbehörden ausdrücklich klargestellt.
EDI-Rechnungen in Deutschland gelten nach dem Gesetz als E-Rechnungen gemäß der neuen Definition, wenn diese zwischen den Geschäftspartnern vereinbart werden. Gegebenenfalls müssen hier Anpassungen an die Inhalte erfolgen, damit die geforderte Interoperabilität gegeben ist. Dies hängt auch von der weiteren Umsetzung der E-Rechnungsverpflichtung und weiterer Regelungen, wie dem Meldesystem ab.
Im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ist die Interoperabilität wie folgt definiert:
„Interoperabel bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus dem ursprünglich verwendeten E-Rechnungsformat ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können, wie es auch eine entsprechende Extraktion der Informationen aus einer E-Rechnung gemäß der Normenreihe EN 16931 erlauben würde.“
Bis Ende 2027 können die bisherigen EDI-Verfahren ohne Änderungen beibehalten werden. Ab 1.1.2028 müssen EDI-Rechnungen und andere Formate den Kriterien der E-Rechnung entsprechen, es müssen also die umsatzsteuerrechtliche Pflichtfelder in strukturierter Form vorliegen, was bei EDI-Rechnungen in der Regel bereits heute der Fall ist.
Hierzu hat GS1 Germany als Ergänzung zur EANCOM®-Anwendungsempfehlung jetzt folgendes Dokument veröffentlicht: Interoperabilität von EDI-Rechnungen - Hilfestellung für EANCOM®-Anwender. Hier wurde an Hand der EANCOM-Anwendungsempfehlung INVOIC (Food/-Non-Food) die entsprechenden Felder analysiert und aufgezeigt, wie die Interoperabilität erfüllt werden kann.
Somit ist beim Thema EDI-Rechnungen Investitionssicherheit gegeben. GS1 und GS1 Germany werden die entsprechenden Standards und Empfehlungen weiter pflegen und bei der Umsetzung unterstützen. Seitens der deutschen EANCOM®-Anwendercommunity besteht eine klare Festlegung zur Weiternutzung der etablierten EDI-Standards.
Welche weiteren Formate kann ich für E-Rechnungen nutzen?
Unternehmen müssen sich zum Thema E-Rechnung auch außerhalb von EDI optimal aufstellen, um die neue Gesetzgebung zu erfüllen und von dem Digitalisierungsschub zu profitieren. Zukünftig kommen alle elektronischen Rechnungen in einem strukturierten Format. Scannen oder manuelles Erfassen solcher Rechnungen ist dann nicht mehr notwendig.
Abseits von EDI bietet sich für Rechnungen auch ZUGFeRD als hybrides Format an, denn hier wird eine Visualisierung direkt als PDF mitgeliefert. Darüber hinaus gibt es ZUGFeRD/FACTUR-X in verschiedenen Ausprägungen: Als Basisversion, die 1:1 der EU-Norm EN16931 entspricht, aber auch als „ZUGFeRD Extended“ mit einem erweiterten Datenmodell zur Unterstützung der Geschäftsprozesse bei der Rechnungsprüfung.
Was kommt über die E-Rechnungspflicht hinaus?
Bei der E-Rechnungspflicht wird es nicht bleiben. In Deutschland ist auch ein Meldesystem für Rechnungen geplant. Zur Ausgestaltung dieses Meldesystems sind noch keine Details bekannt. Es wird voraussichtlich angelehnt an die zukünftige EU-Richtlinie zu ViDA (VAT in the Digital Age). Mit ViDA soll das Mehrwertsteuersystem der EU digitalisiert, modernisiert und für Unternehmen effizienter und betrugsresistenter gemacht werden. Entsprechend ist bei ViDA eine E-Rechnungspflicht und ein Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze geplant.
Unternehmen sollte sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen, da nicht nur bestimmte Geschäftsprozessprozesse (wie Warenrechnungen) betroffen sind, sondern alle Rechnungen im Eingang und im Ausgang. Somit sollte für die E-Rechnung eine langfristige Strategie entwickelt werden, um von diesem Digitalisierungsschub zu profitieren.
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