Fachbeitrag zur Nutzung von Dokumententypen für Rechnungen im Rahmen der EN 16931

Die Dokumententypen werden in de EN 16931 im BT-3 (Code für den Rechnungstyp) angegeben und beruhen auf der UN/CEFACT Codeliste UNTDID 1001 — Document type, die auch bei EDIFACT (BGM, DE 1001) verwendet wird.

Rechnungen:

Folgende Dokumententypen gelten für Rechnungen. Diese sind die Ursprungsbelege im Rechnungsprozess:

• 380 Rechnung (ggf. auch negativ, ausgestellt vom Verkäufer)
• 389 Selbst-ausgestellte Rechnung im Gutschriftsverfahren (ausgestellt vom Käufer)
   

Sonderfälle:

• 386 Abschlagsrechnung (ausgestellt vom Verkäufer)
• 877 Schlussrechnung (ausgestellt vom Verkäufer)
• 500 Abschlagsrechnung im Gutschriftsverfahren
   

Korrekturfälle:

Primärer Fokus von Rechnungskorrekturen sind die Korrektur von Mengen, Preisen oder Beträgen. Weitere inhaltliche Änderungen sind kritisch umzusetzen, daher wird empfohlen die Rechnung zu stornieren und eine neue Rechnung zu erstellen.
 

Korrektur durch Verkäufer:

Schritt 1: Rechnung durch den Verkäufer (380) - Ursprungsbeleg

Schritt 2: Reklamation durch Käufer (strukturiert/unstrukturiert)

Schritt 3: Korrektur-Möglichkeiten durch Verkäufer 

• Storno (381) und neue Rechnung (380) oder
• Gutschrift (381) -> Teilstorno/Rechnungskorrektur
  (nach unten = Gutschrift für Käufer) oder
• Rechnungskorrektur durch Verkäufer (384) -> Rechnungskorrektur nach oben (Differenzbetrag)

Zusätzlich: Wertgutschriften/-belastungen (kein Bezug zum Ursprungsbeleg) durch Verkäufer
 

Korrektur durch Käufer (Belastungsanzeige):

Korrektur im Gutschriftsverfahren durch Käufer einer Rechnung durch Verkäufer (380) 

• Schritt 1: Rechnung durch den Verkäufer (380) - Ursprungsbeleg
• Schritt 2: Belastungsanzeige durch Käufer (261) als finaler Beleg
• Ggf. Schritt 3 - Rücknahme der Belastungsanzeige durch den Käufer (527)

Storno bzw. Korrektur umsatzsteuerliche Gutschrift Self-billed corrective invoice (471)

Zusätzlich: Vom Käufer erzeugte Wertgutschriften, d.h. nachträgliche Entgeltminderungen i.S.v. § 17 UStG (83) (ohne Bezug zum Ursprung)/- Wertbelastungen (84), d.h. nachträgliche Entgelterhöhungen.

Hinweis: In der EANCOM-Anwendungsempfehlung wird zurzeit für die Belastungsanzeige der Rechnungstyp 383 (Belastungsanzeige – Waren und Dienstleistungen) verwendet. Dies gilt jedoch nicht im Kontext der E-Rechnung nach EN 16931.

Korrekturen im Gutschriftsverfahren (umsatzsteuerliche Gutschriften):

• Schritt 1: Umsatzsteuerliche Gutschrift durch Käufer: Ursprungsbeleg (389)
• Schritt 2: Storno (-) bzw. positive (+) und negative (-) Korrekturen mit „self billed corrective invoice“ (471) der umsatzsteuerlichen Gutschrift

Vorzeichen in der Summe des Belegs

Im Regelfall hat die Netto (BT-109) und Brutto-Summenzeile (BT-112) jedes Belegs ein positives Vorzeichen. D.h. für diese Anwendungsempfehlung gilt: Ob es sich um eine Forderung oder Verbindlichkeit handelt, ergibt sich i.d.R. ausschließlich aus dem Rechnungstyp.

Jeder Rechnungstyp ist entweder der Kategorie „Invoice“ oder „Credit-Note“ zugeordnet. Typen der Kategorie „Credit Note“ dürfen grundsätzlich nicht mit einem negativen Vorzeichen gezeigt werden, um Zweideutigkeit zu vermeiden. Es gibt in dieser Anwendungsempfehlung nur folgende Typen aus der Kategorie „Rechnung“ in welcher auch negative Vorzeichen in der Summenzeile auftreten können:

• „Pfandüberschuss“-Rechnungen (380). Das kann auftreten, wenn Pfandrückgabe auf der gleichen Rechnung gezeigt wie der Verkauf von neuer Ware.
• negative Schluss-Rechnungen (877) . Die Anzahlungen waren höher als der Endbetrag der Rechnung.
• Korrektur-Belege im Sinne einer Minderung/Storno einer umsatzsteuerlichen Gutschrift mit (471) –„self billed corrective invoice“